Goldman, direktur Allan Jones Aquatic Center, dan Gross, direktur manajemen acara untuk Tennessee Athletics, biasanya berjalan di jalur terpisah pada hari kerja biasa. Goldman mengawasi operasional sehari-hari Allan Jones Aquatic Center, sementara Gross menangani operasional di balik layar untuk acara atletik di rumah. Namun untuk acara seperti ini, pasangan ini mulai merencanakannya lebih dari setahun sebelum acara pertama dilakukan.
Sebelum pengaturan apa pun dapat dibuat, keduanya harus memahami siapa yang mereka rencanakan. Ini mungkin tidak terlihat banyak di atas kertas, tetapi menambahkan semua anggota untuk kejuaraan konferensi menjadi hal yang sangat penting.
Untuk turnamen yang diadakan pada 16-21 Februari ini, penghitungan lengkap tim mencakup sekitar 300 atlet, serta staf mereka, 20 ofisial renang dan 12 ofisial selam, serta jumlah reporter, awak media, pelajar dan sukarelawan yang berfluktuasi.
Begitu pasangan ini mengetahui siapa yang mereka perhitungkan, mereka mulai membuat rencana perhotelan untuk transportasi, penginapan, makan dan parkir, selain dari kompetisi. Begitu sampai di lokasi, mereka juga harus memastikan bahwa semua tim memiliki areanya masing-masing untuk beroperasi selama turnamen.
Keduanya mencoba menemukan cara untuk memberi tim akses sebanyak mungkin ke rutinitas mereka yang biasa. Ini berarti menyediakan area untuk latihan, pemulihan, pertemuan dan menonton pertandingan selama kompetisi.
“Dibutuhkan kerja sama yang luar biasa dan ada organisasi luar biasa yang terlibat di dalamnya,” kata Goldman. “Jika Anda hanya melihat hal-hal yang penting, jumlah siswa dan atlet pelajar pada satu waktu, jumlah staf yang harus Anda kerjakan, jumlah area yang harus Anda penuhi, Anda harus siap untuk semua itu.”
Tennessee adalah satu dari hanya empat sekolah dalam konferensi tersebut yang mampu menjadi tuan rumah kejuaraan renang dan menyelam. Di antara persyaratan untuk menjadi tuan rumah adalah fasilitas tuan rumah harus menyediakan tempat duduk untuk setidaknya 1.200 penonton, serta 12 jalur pemanasan dan pemanasan untuk digunakan selama kompetisi aktif. Tuan rumah juga harus bisa menyediakan sejumlah ruang dek untuk setiap tim selama seminggu.
Allan Jones Aquatic Center dengan mudah mengakomodasi kebutuhan ini dengan tempat duduk hingga 1.800 penggemar, serta ruang dek untuk 2.000 individu tambahan, staf tim, dan personel lainnya.
Goldman mengatakan bahwa departemen mereka memiliki hubungan khusus dengan Rekreasi Kampus UT, yang memungkinkan mereka menggunakan fasilitas renang selama Kejuaraan SEC.
“Kami beruntung dalam hubungan yang kami miliki dengan kehidupan siswa dan pusat rekreasi siswa karena dapat membuka jalur ke sana, yang menempatkan kami jauh di atas (fasilitas lainnya),” kata Goldman. “Kami memiliki 17 jalur pelatihan yang memungkinkan dan itu karena kemitraan yang sangat positif yang kami miliki dengan Student Aquatic Center.”
Aspek unik dari menjadi tuan rumah kejuaraan ini adalah peluang yang ditawarkan Tennessee. Keberhasilan acara ini dijamin oleh tim relawan dan mahasiswa yang kuat dan pekerja keras.
Setiap hari, sekitar 75 anggota staf sukarelawan bekerja sepanjang waktu untuk memastikan turnamen berjalan lancar. Relawan berperan penting dalam semua bidang operasi, termasuk pendaftaran, keramahtamahan, distribusi statistik, bantuan atlet antar putaran dan penyerahan penghargaan.
Relawan dari segala usia bisa mendapatkan pengalaman langsung dalam menjalankan acara berskala besar selama turnamen ini. Pesertanya berkisar dari siswa sekolah dasar yang pertama kali merasakan bekerja di bidang olahraga hingga mahasiswa saat ini yang ingin memajukan karir profesional mereka.
Goldman memuji kemitraan kerja dengan profesor kampus, serta organisasi nirlaba Visit Knoxville, yang membantu merekrut sukarelawan untuk membantu menjalankan acara tersebut.
“Kami memiliki hubungan kerja yang baik dengan Rob Hardin dan kelompok manajemen olahraga di kampus. Setengahnya berasal dari daftar mahasiswanya dan setengahnya lagi berasal dari Visit Knoxville,” kata Goldman.
Acara ini memberikan lebih dari sekedar kesempatan bagi pelajar dan atlet. Sebagai hasil dari hampir 400 pelajar-atlet, keluarga mereka, penggemar, media, dan sukarelawan, acara ini menghasilkan pendapatan $3,7 juta untuk bisnis di seluruh kota Knoxville selama seminggu.
“Saya pikir itu cara yang keren untuk melihat bagaimana peristiwa tersebut juga membantu membentuk apa yang terjadi di Knoxville,” kata Goldman.
Dengan berakhirnya acara tahun ini, kejuaraan akan berpindah ke tiga lokasi lain di SEC sebelum kembali ke Tennessee dalam beberapa tahun. Sementara itu, Tennessee masih akan menggunakan Allan Jones Aquatic Center untuk kompetisi perguruan tinggi dan non-perguruan tinggi.
Beberapa dari acara ini termasuk menjadi tuan rumah Kejuaraan Renang dan Menyelam ASUN, serta kompetisi Renang AS selama musim panas saat Tennessee keluar dari kolam renang.
Meskipun acara ini saat ini menjadi fokus individu seperti Goldman dan Gross, perencanaan untuk Kejuaraan SEC berikutnya telah dimulai.
“Kami menantikan untuk melakukannya lagi dalam empat tahun,” kata Goldman. “Itu akan ada di sini sebelum kamu menyadarinya.”
